Kundeindbetalinger & individualiseret rykkeropfølgning på autopilot i e-conomic
– kan klare også kontering af udbetalinger (bankafstemning)
Vær ajour altid og få fulgt op på kunder med rettidig omhu
Debitor BOT er den perfekte automatiske bogholderiassistent til at hjælpe den menneskelig regnskabsansvarlige i din virksomhed med bogføring af indbetalinger og automatisk debitorstyring i e-conomic.
Reducer omkostninger til ensartede opgaver ved bogføring, undgå at omkostninger vokser når virksomheden vokser, få hurtigere betaling fra kunder, frigør de menneskelige ressourcer og nedbring mængden af kedelige opgaver, så du nemmere kan fastholde vigtige mennesker i virksomheden.
Debitor BOT arbejder direkte inde i selve regnskabssystemet e-conomic og bruger systemet på samme måde som et menneske – bare automatisk uden behov for menneskelig involvering i dagligdagen.
Alle løbende opgaver med bogføring af alle typer kundeindbetalinger, påmindelser til kunder der ikke har betalt til tiden og oprydning på kundekonti i beløb der aldrig bliver betalt samt debitor rapportering til ledelsen, kan håndteres automatisk af virksomhedens Debitor BOT.
Debitor BOT kan også lave generel bankafstemning i e-conomic (kan klare kontering af udbetalinger) – OG skulle der i e-conomic mangle ekstra data for at kunne bogføre indbetalinger korrekt, så kan robotten selv hente udvidet data fra banken og ikke mindst kan robotten selv hente alt information om Indbetalinger, Gebyrer og Payouts fra dine Betalingskort indløsere, hvis din virksomhed tager imod betaling fra kunder via betalingskort fra eksempelvis Mobilepay, Clearhaus, NetsTeller, Flatpay med flere.
Behov for skræddersyet løsning?
De standardiserede funktioner i Debitor BOT (som kan ses herunder) er frit tilgængelige for alle abonnenter. Står din virksomhed med en helt speciel case, som ikke kan løses af den i forvejen meget omfattende standardiserede automatisering, som Debitor BOT medfører i e-conomic, så kan der tilkøbes en videreudvikling af robotten, så den kan håndtere det særlige behov – har virksomheden eksempelvis særlige typer af indbetalinger der skal håndteres automatisk, så kan vi lære robotten en ny metode, så den også kan håndtere disse automatisk.
Arbejder direkte inde i e-conomic bankafstemnings modul, hvor den klarer alle typer indbetalinger – matcher også de indbetalinger som de indbyggede funktioner Autoforslag og Bank Workflows ikke kan klare.
Indbetalingerne bliver ikke “bare” konteret på den korrekte finanskonto eller på den korrekte kunde, når det drejer sig om en kundeindbetaling, så sørger robotten også for, at alle åbne poster udlignes korrekt på kunden.
Dette klarer robotten uanset om én indbetaling udligner én åben faktura eller flere åbne fakturaer OG uanset om der er refereret direkte til alle fakturaer i indbetalings teksten (robotten kan selv regne ud hvilke åbne fakturaer der er blevet betalt).
Hvad enten der er tale om indbetalinger i udenlandsk valuta på en bankkonto der føres i den valuta eller indbetalinger på en DKK bankkonto, så klarer robotten dette.
Robotten kan selv hente indbetalinger, gebyrer og payouts direkte fra de fleste betalingskort indløsere, så alle kundeindbetalinger bogføres og udlignes automatisk i e-conomic – også selvom kunden har betalt online eller i en butik med sit betalingskort.
Robotten henter blandt andre indløsere alt nødvendig data direkte fra Mobilepay, Clearhaus, NetsTeller, Flatpay, Klarna, Worldline, ShopifyPayments med flere.
Når robotten henter data fra en indløseren, så gør den samtidig denne data tilgængelig for den menneskelige regnskabsansvarlige i regnearksformat i Google Sheet og Excel, så alle detaljer er tilgængelige for brug til afstemninger. Robotten indlæser naturligvis også den del af dataen i e-conomic, som den er blevet indstillet til i forbindelse med bogføringsopgaven.
Når de informationer der hentes ind i e-conomic bankafstemnings modul via Smartbank forbindelsen ikke indeholder nok information til automatisering, kan robotten kobles direkte op på bankkontoen og hente de ekstra informationer den skal bruge.
Er der behov for, at robotten også skal kontere udbetalinger automatisk, når den alligevel er inde i e-conomic for at bogføre indbetalinger, så kan den også sættes til at håndtere bogføring af udbetalinger.
Når robotten bogfører kundeindbetalinger kan den selv finde ud af, hvilke åbne fakturaer indbetalingerne skal udligne – også når én indbetaling skal udligne flere forskellige fakturaer på én eller flere kunder. Herudover navigerere robotten også til Salgsfanen i e-conomic salgsfane, hvor den betjener funktionerne til udligning af åbne poster (eksempelvis kreditnotaer eller aconto betalinger), så debitorsaldolisten er korrekt før automatisk opfølgning på forfaldne saldi og før ledelsesrapportering.
Mange kunder der modtager rykkerskrivelser med gebyrer og renter vælger at betale de oprindelige fakturabeløb uden at betale de tilskrevne gebyrer og renter. Lad din robot overvåge dette og automatisk tilbageføre ubetalte gebyrer og renter, så din virksomhed ikke ender med, at sende rykkere kun for gamle ubetalte gebyrer og renter til kunderne.
Med udgangspunkt i faste beløbsgrænser eller procentsatser af oprindelig faktura kan robotten finde små differencer på kundekonti og udligne disse.
Robotten kan tidsindstilles til at overvåge og reagere på den ønskede måde, når der er kunder der ikke betaler til tiden. Robotten kan overvåge dette i det ønskede tidsinterval hvad enten dette er dagligt, ugentlig, hver anden uge, månedligt eller noget helt femte.
Robotten bruger den indbyggede manuelle rykkerfunktionalitet i e-conomic på samme måde som et menneske og kan opsætningsmæssigt indstilles til, at lave rykkere til de enkelte kunder ligeså forskellige som et menneske kan gøre det.
Robotten kan indstilles til, at den til en leder eller til en regnskabsansvarlig skal sende en e-mail, hvor den præsenterer en liste med alle nye rykkerskrivelser, som den vil foreslå, at den får lov til at sende afsted – den sender herefter kun dem, som den får lov til.
Robotten kan automatisk overvåge om der er kunder, som ikke får betalt på trods af at kunden tidligere har modtaget 3 rykkere for samme faktura.
Når dette sker vil robotten automatisk sende en orientering til den menneskelige regnskabsansvarlige pr. e-mail.
Den menneskelige regnskabsansvarlige kan direkte fra denne e-mail angive, om robotten skal indsamle alle fakturaer og rykkere i sagen fra e-conomic samt finde kundens stamdata.
Herefter vil robotten oprette en e-mail med disse informationer, som den kan gøre klar i en e-mail kladde til den menneskelige regnskabsansvarlige eller sende direkte til inkassobureau / inkassoadvokat.
Robotten holder desuden styr på, hvilke sager der allerede er blevet sendt videre til en ekstern inkassopartner.
Har ledelsen eller virksomhedens regnskabsansvarlige behov for, at have et løbende ajourført overblik over de samlede kundetilgodehavender eller tilgodehavender hos specifikke kunder, så kan robotten automatisk sende dette overblik i form af debitorsaldolister pr. e-mail i det ønskede tidsinterval (dagligt, ugentlig, månedligt m.m.)
Menneskelig regnskabsansvarlig vælger præcis hvad robotten må gøre og hvornår den skal gøre det. Til dette er der desuden fri adgang til ubegrænset praktisk hjælp fra Officebot Supportteam.
Robottens adfærd kan styres detaljeret via opsætning med henblik på at sikre, at den ikke kan lave fejl. Herudover har den lært at genkende usikre situationer, hvor det er bedre den ikke gør noget og med det samme sender besked til sin menneskelige chef – fremfor at robotten eksempelvis konterer en indbetaling på en kunde, hvor det ikke er helt sikkert, at indbetalingen hører til eller at robotten påbegynder rykkerudsendelse til kunder, hvis den ikke er helt sikker på, at alle indbetalinger er blevet bogført inden den sender rykkere.
Informerer automatisk og omgående menneskelig regnskabsansvarlig, hvis der opstår opgaver, som den menneskelige regnskabsansvarlige skal reagere på og løse.
Robotten kan løse rigtig mange opgaver automatisk for den regnskabsansvalige i din virksomhed og den kan indstilles på mange forskellige måder, så det den gør matcher præcis med behovene i din virksomhed. Du står aldrig alene, når du vil ændre i indstillinger og opsætning af din robot. Officebot Support teamet hjælper dig gerne med alt ned til mindste detalje. Fang supporten på telefon hverdag fra 9 – 14 på telefon 70 71 22 58 eller skriv direkte til supporten på info@officebot.dk
Opstart koster ét samlet engangsbeløb på 5.000 kr. ex. moms pr. e-conomic aftale (det vil sige indlendende opsætninger og oplæring i brug).
Udvikling af skræddersyede metoder til Debitor BOT koster ét engangsbeløb til udvikling og efterfølgende et fast tillæg til det månedlige abonnement.
Prisrammen for éngangsbeløbet til udvikling af en eventuelt skræddersyet metode starter fra 2.500 kr. ex. moms og går op til maksimalt 25.000 kr. ex. moms (ca).
Såfremt den skræddersyede metode ikke kan leveres indenfor denne prisramme, så vil det oftest være det ensbetydende med at projektet ligger for langt væk fra vores kerneprodukt i Debitor BOT (og vi vil derfor ikke kunne stå for drift af løsningen efterfølgende).
Abonnement faktureres kvartalsvis.