e-conomic har netop i deres to største abonnementsmodeller “Smart” og “Avanceret” lanceret en ny funktionalitet inde i bankafstemnings modulet, som kan hjælpe med automatisk kontering af de mest enkle og simple banktransaktioner – funktionaliteten kaldes “Bank Workflows” (længere nede i denne artikkel kan du se en uddybende sammenligning af funktioner).
Med indførelsen af Bank Workflows i e-conomic er der blevet indbygget nogle enkelte nye muligheder for automatik i e-conomics bankafstemningsmodul. Der er tale om på én gang relevante forbedringer dog reelt set også mindre forbedringer. Vær især opmærksom hvad angår automatisk bogføring af kundeindbetalinger, her er der på trods af det nye Bank Workflows stadig lang vej til generel brugbar automatisering, som virker bredt hos alle typer virksomheder inde i selve e-conomic
– og måske er dette heller ikke målsætningen for netop indbetalingsområdet, da kompleksiteten og behovet for adgang til eksternt data hurtigt kan blive stor, hvis det skal være automatik, som kan virke bredt i næsten alle tilfælde (som det gør sig gældende med Indbetalings BOT).
Tilgengæld er e-conomic på området for indbygget bankafstemnings funktionalitet kommet på højde med andre regnskabssystemer, som Dinero og Zenegy Numbers – hvilket efter vores mening understreger e-conomics position, som måske det absolut bedste regnskabssystem i Danmark til især SMV segmentet.
For dig som bruger af e-conomic og af BOTs er det relevant at have grundig indsigt i både, hvor og til hvilke behov du kan anvende de nye indbyggede funktionaliteter i e-conomics bankafstemnings modul OG naturligvis hvornår du ikke kan nøjes med det indbyggede og har brug for robotter for, at du kan få opgaverne med behandling af alle banktransaktioner løst automatisk uden du skal gøre noget.
Den nye Bank Workflows funktion giver grundlæggende to nye muligheder:
- Autoforslag kan udløses automatisk. Det vil sige posteringer der allerede hidtil har kunnet konteres af e-conomic, når du manuelt har benyttet autoforslags funktionen i e-conomics bankafstemnings modul, kan nu også overføres automatisk til en specifik kassekladde, som du kan vælge på forhånd, så du ikke manuelt skal tage stilling til de banktransaktioner, som e-conomic kan kontere selv via autoforslag.
- Der kan herudover med Bank Workflows nu også opsættes faste “tekst-til-konto” regler i bankafstemnings modulet, så posteringer hvor den samme tekst eller det samme beløb går igen (eksempelvis teksten “Gebyr”) kan konteres automatisk og oprettes i en valgt kassekladde.
Begrænsninger for at kunne styre af hvad der rent faktisk må ske og navnligt hvad der ikke må ske, når Autoforslag arbejder har været en primær årsag til, at vi I Officebot i sin tid har udviklet robotter til bankafstemning inde i e-conomic, hvor der er mange forskellige kontrollérbare metoder til korrekt match af indbetalinger og udbetaler – især med Indbetalings BOT er dette et stort fokuspunkt. I Bank Workflows er autoforslag stadig den funktionalitet der matcher kundeindbetalinger og leverandørbetalinger, nu kan autoforslag “bare” udløses automatisk.
Tilgengæld finder vi de nye muligheder for faste “tekst-til-konto” regler meget relevante – hvilket også er årsagen til, at disse længe har været en af de mange metoder, som kan benyttes ved aktivering af Indbetalings BOT og Udbetalings BOT.
Vær også opmærksom på, at Bank Workflows ikke bogfører noget automatisk for dig – der er alene tale om automatisk kontering i de mere simple cases. Ønsker du automatisk bogføring af banktransaktioner konteret af Bank Workflows, så kan du lade en Kassekladde BOT fra Officebot trykke “Bogfør” i kassekladden på posteringer oprettet af Bank Workflows.
Herunder har vi samlet et overblik over de mange og indimellem væsentlige forskelle der er mellem funktionaliteten i Bank Workflows over til de forskellige BOTs med relation til bankafstemning, som du har adgang til i din værktøjskasse hos Officebot. Indledningsvist finder du en tabel, som på et overordnet plan sammenligner funktionalitet med relation til bankafstemning. Længere nede finder du en særskilt tabel, som på et mere detaljeret plan beskriver forskelle i funktionalitet med relation til bankafstemning.
Vær særligt opmærksom på de store forskelle der er mellem Bank Workflows og BOTs, når der kommer til mulighederne for automatisk håndtering af indbetalinger fra kunder og opfølgning på debitorer!
Overordnet sammenligning | Bank Workflows | Officebot + e-conomic |
Løsning kan frigøre menneskelig regnskabsansvarlig 100% fra at skulle huske på faste opgaver på faste tidspunkter. | ||
Kan anvendes på alle typer e-conomic aftaler. | ||
Alle metoder til automatisk match af både kundeindbetalinger og leverandørbetalinger kan sættes op i detaljer og fungerer uafhængigt af e-conomic autoforslag. | ||
Når én kundeindbetaling på bankkontoen udgør betaling for mere end én åben kundefaktura kan løsning oprette kladdeposteringer der ikke "bare" er en postering, men også i selve posteringen har fundet frem til og udlignet alle de pågældende åbne kundefakturaer. | ||
Kan automatisk kontere indbetalinger fra danske kunder i de nemme situationer, hvor der er direkte referencer til fakturanummer, kundenummer eller kundenavn i banktekst. | ||
Kan også kontere kundeindbetalinger, når referencerne i banktekst er til flere fakturanummer, til dele af et kundenavn eller til informationer der kun kan findes i e-conomic ved at åbne en kundefaktura og der er flere cases. Se uddybninger i tabel med detaljeret sammenligning. | ||
Se uddybninger i tabel med detaljeret sammenligning. | ||
NYHED Kan automatisk hente data samt kontere både indbetalinger og gebyrer fra betalingskort indløsere, som Mobilepay, Clearhaus, NetsTeller, Klarna, ShopifyPayments, Flatpay, Worldline med flere. | ||
Kan tilgå og bruge mere bankdata end der kan ses i e-conomic. Det vil sige kan bruge bankdata, som ikke bliver hentet automatisk ind i e-conomic via Smartbank integrationen. Eksempelvis felter med navn tilknyttet afsenderens bankkonto, udvidede beskedfelter, valutakoder, beløb i oprindelig valuta, anvendt valutakurs med mere. | ||
Kan automatisk kontere udbetalinger til danske leverandører i de simple situationer. | ||
Kan automatisk kontere udbetalinger til danske leverandører i mere komplekse cases (se uddybninger i detaljeret sammenligning). | ||
Der kan oprettes faste tekst-til-konto regler, som bruges til automatisk kontering af f.eks. gebyrer og lignende på faste konti. | ||
Der kan oprettes faste tekst-til-konto regler, hvortil der også kan tilføjes faste afdelinger til hver regel. | ||
Faste tekst-til-konto regler kan NEMT kopieres fra én e-conomic aftale til én anden. | ||
Kan oprette automatisk konterede banktransaktioner, som kladdeposteringer i udvalgt kassekladde. | ||
Kan indstilles til automatisk “Bogfør” af automatisk oprettede kladdeposteringer i en kassekladde. | ||
Kan indstilles til at tilføje pæne og beskrivende bogføringstekster sammen med den originale banktekst, når kladdeposteringer oprettes. | ||
Kan anvende e-conomic indbyggede “Afstem automatisk” funktion til at overvåge om nye banktransaktioner allerede er blevet oprettet i forvejen, som kladdeposteringer af eksterne APPs til e-conomic eller via Smart Inbox. | ||
Kan sørge for at der altid vises korrekte Debitorsaldolister og Kreditorsaldolister i e-conomic ved også automatisk, at betjene funktionerne til udligning af åbne poster under menuerne “Kunder” samt “Leverandører” i e-conomic. | ||
Kan automatisk advare menneskelig regnskabsansvarlig via e-mail, hvis der er indbetalinger (eller udbetalinger), som ikke kan konteres automatisk. | ||
Kan automatisk finde små differencer på kunder, d.v.s. små forskelle mellem indbetalinger og fakturaer samt kladdekontere eller bogføre udligning af disse automatisk. | ||
Kan automatisk finde og tilbageføre ubetalte rykkergebyrer samt renter. | ||
Kan overvåge om alle indbetalinger er bogført samt om der er en aktiv bankforbindelse forud for eventuel automatisk debitoropfølgning samt bremse automatisk proces og advare menneskelig regnskabsansvarlig pr. e-mail. | ||
Kan automatisk overvåge om der er kunder der ikke har betalt til tiden og sende rykkerforslag til en menneskelig godkender via e-mail samt sende rykker efter menneskelig godkendelse. | ||
Kan alternativt til rykkerforslag i stedet overvåge om der er kunder der ikke har betalt til tiden og sende rykker direkte til kunden uden behov for godkendelse. | ||
Kan sende opdaterede debitorsaldolister pr. e-mail til leder, sælger med flere. | ||
Opsætning af funktionaliteten kan varetages af softwareleverandør, så regnskabsansvarlig skal bruge mindst mulig tid og ikke står alene med, at finde ud af hvordan løsningerne sættes op til at virke bedst muligt i specifik case. | ||
Der kan bestilles udvikling af nye metoder til match af Indbetalinger og Udbetalinger, som er designet til et specifikt behov i én virksomhed eller hos få virksomheder. |
Detaljeret sammenligning | Bank Workflows | Officebot + e-conomic |
Kan indstilles til at ikke at gøre noget og i stedet orientere en menneskelig regnskabsansvarlig, hvis der ikke kan findes et 100% sikkert match på en indbetaling fra en kunde eller en udbetaling til en leverandør. | ||
Kan indstilles til at kontrollere eller at ignorere, om én eller flere indbetalinger fra kunder eksakt matcher en åben saldo på enten én faktura, flere fakturaer kombineret eller en samlet åben saldo på en kunde. | ||
Kan indstilles til at acceptere specifikke afvigelser fra en åben saldo, når kundeindbetalinger skal matches (eksempelvis afvigelser under 100 kr.). | ||
Kan kontere indbetalinger fra udenlandske kunder, som betaler i en fremmed valuta til en bankkonto der føres i danske kroner samt udligne åbne fakturaer, lave flerbenede posteringer med gebyr og valutakursdifferencer. | ||
Kan kontere to-benede indbetalinger fra udenlandske kunder og udligne åbne fakturaer, hvor indbetalingen er kommet ind på bankkonto der føres i samme udenlandske valuta, som kunden er blevet faktureret i. | ||
Kan kontere indbetalinger fra danske kunder samt udligne én faktura, hvor præcis ét fakturanummer er indeholdt i bank posteringsteksten. | ||
Kan kontere og udligne flere forskellige åbne fakturaer på én kunde. Både når de åbne fakturaer udgør den samlede åbne saldo på kunden og når de åbne fakturaer er en delmængde af flere fakturaer, som står åben på en kunde (eksempelvis udligning af 3 åbne fakturaer ud af 5 åbne fakturaer på en kunde). | ||
Kan kontere og udligne flere åbne fakturaer fordelt på flere forskellige kunder, når eksempelvis én kommune samler betaling af flere forskellige fakturaer vedrørende forskellige institutioner i én betaling. | ||
Kan kontere indbetalinger fra kunder samt udligne alle åbne fakturaer der er refereret til i tekst, hvor mere end ét fakturanummer er indeholdt i bank posteringsteksten eller i felter fra banken med udvidede beskeder fra afsender. | ||
Kan kontere indbetalinger fra danske kunder, hvor et kundenummer er indeholdt i bank posteringsteksten. | ||
Kan kontere indbetalinger fra kunder samt udligne én eller flere relevante åbne fakturaer, hvor et kundenummer er indeholdt i bank posteringsteksten eller i felter fra banken med udvidede beskeder fra afsender. | ||
Kan kontere indbetalinger fra danske kunder, hvor et kundenavn fra kundelisten i e-conomic er skrevet helt identisk i bank posteringsteksten. | ||
Kan indstilles til om match af indbetalinger ud fra kundenavn skal tage udgangspunkt i et helt identisk match eller om teksten i bankposteringen godt må afvige lidt fra kundenavn i kundelisten, hvis det betalte beløb stemmer med én eller flere åbne fakturaer på kunden. | ||
Kan kontere indbetalinger fra kunder samt udligne én eller flere åbne fakturaer, hvor et kundenavn er indeholdt i bank posteringsteksten eller i felter fra banken med udvidede beskeder fra afsender. | ||
Kan kontere indbetalinger fra kunder samt udligne åben faktura, hvor referencen i bank posteringsteksten er til data der skal findes i andre felter på en salgsfaktura. Det vil sige eksempelvis til en nummer eller navn, som står i “Overskrift”, “Ordrenr.”, “Øvrig ref.”, “Tekstfelt 1” eller “Tekstfelt 2”. | ||
Henter selv automatisk alle indbetalinger samt gebyrer fra Mobilepay og konterer direkte i e-conomic, hvor posteringer afstemmes til Payout fra Mobilepay (Payout = indbetaling på bankkonto). | ||
Henter selv automatisk alle indbetalinger samt gebyrer fra Clearhaus og konterer direkte i e-conomic, hvor posteringer afstemmes til indbetalinger (Payouts) fra Clearhaus til bankkonto. | ||
Udover Mobilepay og Clearhaus er samme funktionalitet til følgende betalingskort indløsere enten allerede tilgængelige i beta version eller tilgængelige inden sommer 2025. NetsTeller, Klarna, ShopifyPayments, Flatpay og Worldline. ...og flere er på vej de kommende måneder | ||
Kan kontere nye udbetalinger på bankkonto, som stammer fra udbetaling af kreditnotaer til kunder og udligne med åben kreditnota på kundens konto. | ||
Kan kontere udbetalinger til leverandører i mere komplekse cases (eksempelvis udbetalinger der udligner flere fakturaer, matcher leverandørfaktuaer der stadig ligger som kladder). | ||
Det kan indstilles i detaljer, hvordan automatisk kontering af udbetalinger til leverandører skal foregå, herunder indstille regler for hvornår automatisk kontering må finde sted (og ikke må finde sted) | ||
Kan tilgå og bruge mere bankdata end der kan ses i e-conomic. Det vil sige kan bruge bankdata, som ikke bliver hentet automatisk ind i e-conomic via Smartbank integrationen. Eksempelvis felter med navn tilknyttet afsenderens bankkonto, udvidede beskedfelter, valutakoder, beløb i oprindelig valuta, anvendt valutakurs med mere. |