RPA (Robotic Process Automation) – fremtidens datasoftware

Tanken om, at have en robot som kollega i din virksomhed, kan snart blive en realitet. Dette kan muligvis lyde som science fiction, men teknologien er klar til at blive udbredt i danske virksomheder. Teknologien kaldes RPA og står for ‘Robotic Process Automation’. Det er et stykke software, der kan betjene it-systemer, hvis brugergrænseflade hidtil kun er blevet håndteret af mennesker.

Anvendelsen af softwaren er stigende og bliver brugt til stadig flere typer opgaver. RPA bliver blandt andet benyttet til håndtering af bogholderi, kundeservice og ordrehåndtering. Konkret kan RPA læse og transformere data, for derefter at skrive dataen ind i et andet it-system.

rpa

RPA sparer tid og menneskelige ressourcer

Man kan måske være skeptisk og frygte denne automatisering, men det skulle der ikke være grund til. Fordelene ved softwarerobotten er mange og kan spare medarbejdere for trivielle opgaver, så de i stedet kan udføre mere værdiskabende arbejde. Softwaren behøver hverken ferie eller fridage og arbejder i døgndrift uden brok. Dermed er der utallige muligheder ved softwaren, men der er også en række faldgruber som man bør undgå, hvis man skal have det fulde udbytte af teknologien.

En klar fordel ved RPA er den automatiserede tilgang til at håndtere data. Softwaren har mange anvendelsesmuligheder, og det er vigtigt at forstå, hvordan din virksomhed bedst udnytter potentialet i softwaren. Generelt kan man dog forvente at opnå:

  • Ressourcebesparelse i manuel arbejdskraft
  • Øget effektivitet og produktivitet, fordi softwaren kan arbejde i døgndrift
  • En standardisering af arbejdsopgaver, der sikrer ensartet lagring af data
  • Større præcision og færre fejl i dataarbejde
  • Økonomisk gevinst i form af besparelser for virksomheden
  • Kompatibelt med langt de fleste it-systemer

Også rentabelt for mindre- og mellemstore virksomheder

En af de største fordele ved RPA er, at der bliver frigivet menneskeligt kapacitet, som kan udnyttes andre steder i virksomheden, eksempelvis til at udvikle virksomheden indenfor kundeservice, produktudvikling eller marketing.

Hvordan begynder man med RPA?

Forud for implementeringen af RPA, bør man foretage research og gøre sig overvejelser om, hvorvidt denne software er det rigtige for din virksomhed. Grundlæggende kan man med god grund spørge sig selv:

  • Hvilke arbejdsopgaver ville kunne automatiseres med robotic process automation
  • Kan medarbejdernes tid og arbejde optimeres på en anderledes måde, ved fx at benytte et workflow management system som Monday.com
  • Vil det eksisterende it-system kunne foretage samme processer som RPA – hvis det er tilfældet, er udbyttet af RPA mindre

Hvis det besluttes at implementere RPA i virksomheden anbefales det, at man begynder i det små, og etablerer softwaren i én proces ad gangen. Der er således bedre mulighed for, at evaluere processen undervejs og sikre, at alt går ordentligt til. Tilgangen bør være agil, så evalueringen indgår aktivt i opsætningsprocessen, indtil softwaren udfører sit arbejde optimalt. Derfra er softwaren mere eller mindre selvkørende.

Faldgruber for RPA

Som ved alt anden teknologi er robotic process automation ikke perfekt. I dette afsnit bliver der redegjort for et par faldgruber, man bør være opmærksom på, i brugen af denne software. Først og fremmest vil automatiseringen af arbejdsopgaver, kræve tilvænning for medarbejderne i virksomheden. Umiddelbart kan medarbejderne kan være kritiske overfor det nye tiltag i frygt for, at softwaren vil gøre medarbejderen overflødig.

En anden faldgrube kan være, at implementeringen af softwaren er dyrere og/eller mere besværlig end først antaget. Det anbefales naturligvis, at RPA opsættes grundigt og korrekt i første omgang. Derved mindskes risikoen for, at systemet skal rettes og justeres undervejs, hvilket nemlig kan være både dyrt og besværligt.

Få medarbejderne med på vognen

For at lykkedes med RPA, er det vigtigt at have en fast strategi. Her spiller medarbejderne i virksomheden en central rolle. Tag medarbejderen med på råd omkring, hvordan RPA kan hjælpe vedkommende i sin hverdag. Hvor kan medarbejderen se et potentiale i at få automatiseret indskrivningen af data. Fremhæv værdien i at slippe for trivielt og tidskrævende arbejde og udnyt deres kompetencer på andre måder. Det anbefales, at der afholdes møder hvor medarbejderne sammen kan sparre og komme med idéer til brugen af RPA.

Endvidere skal det pointeres, at RPA kun bør anvendes til opgaver, hvor der er et reelt behov. Det er ikke et vidunderværktøj, der kan løse alle problemer, og derfor bør man afstemme sine forventninger for brugen af RPA på forhånd. På den måde udnyttes teknologien optimalt. Kontakt os i dag og hør mere.